Os PPIs, ou indicadores de desempenho de processos, são medidas automatizadas que avaliam o sucesso operacional de organizações orientadas a processos.
Você já ouviu falar de KPIs, aquilo que todo chefe fala sobre atingir a cada mês. Mas estamos falando de PPIs, aquilo que todo Gestor de Processos deveria medir usando um software de Process Mining. Se você trabalha em um processo - seja ele qual for - você precisa processar dados para tomar melhores decisões de negócios. Assim, definir indicadores que possam apoiá-lo nesta tomada de decisão torna-se fundamental para o sucesso organizacional.
Onde está o gargalo?
Considere um processo de financiamento habitacional. Seus anúncios e veiculação na mídia estão bem estruturados e direcionados ao público correto e ainda tem uma campanha de marketing bem posicionada em uma importante revista imobiliária que está gerando uma tonelada de leads. Mas você caminha para fechar um percentual menor de financiamentos do que no ano passado. Porquê?
É um problema de conformidade?
Existe um gargalo na fase de aprovação?
Existe muita variação na forma como as diferentes equipes trabalham?
Se você tiver um painel de Indicadores de Desempenho de Processos - PPIs - , terá uma resposta em segundos. A solução de Process Mining oferece aos líderes respostas imparciais às questões de desempenho do processo. Portanto, seja uma equipe de baixo desempenho que precisa de retreinamento ou uma falha no desenho do processo, você poderá localizar e corrigir o problema rapidamente.
Quando os KPIs devem ficar em segundo plano?
Não estamos defendendo jogar KPIs pela janela. Todo negócio bem gerenciado precisa de KPIs para guiá-los em direção a metas definidas. Mas estamos dizendo para permitir que os PPIs roubem a cena quando chegar a hora certa. Para empresas orientadas para processos, os PPIs são essenciais para entender como as coisas realmente funcionam.
PPIs oferecem uma perspectiva detalhada com foco em processos individuais. PPIs não são uma substituição para KPIs, mas sim um complemento para organizações cuja vantagem competitiva reside na excelência de processos.
Como os PPIs podem revelar um processo com falha?
Se você usar uma solução de Process Mining, será possível definir um painel de indicadores de desempenho de processos para sinalizar falhas nos processos. As falhas dos processos não surgem do nada. Freqüentemente, é o acúmulo de algo que deu errado continuamente.
O Process Mining também encontra os desvios - ou situações que possam estar longe do caminho desejado/esperado (também conhecidos como outliers). Estes desvios podem significar e indicar problemas de gestão, qualidade de atendimento, casos ou requisições esquecidas ou não atendidas - abertos por meses em vez de horas - e atividades ignoradas ou variantes do seu processo muito extensas e por consequência morosas. Enfim, todos eles justificam uma investigação e um plano de ação de correção.
A chave é medir o processo regularmente. É para isso que servem os PPIs - uma avaliação regular de como as coisas realmente estão indo.
Três PPIs que podem mostrar um processo em perigo
1. PPI de Eficácia do processo:
Sem uma forma de identificar um determinado recurso demandado num processo e assim poder atuar, a sua eficácia diminui. A eficácia é um elemento essencial de um processo. É a razão pela qual as empresas usam processos - para tornar o resultado de negócios desejado um sucesso. Um declínio na eficácia do processo se manifestará por meio de um aumento nos tempos de processamento, no custo e na qualidade. Assim, torna-se possível responder a questões como: Quanto tempo leva o meu processo? Quanto recurso (de pessoas e e financeiro) estão sendo usados para completar o processo? Qual é a porcentagem da produção não confirmada em relação à produção total
2. Eficiência do processo:
Leva mais tempo e consume-se mais recursos para atingir o mesmo resultado do processo. O objetivo de muitos processos é fazer com que o resultado desejado ocorra com o mínimo de recursos possíveis. Isso não significa economizar nos insumos, mas sim definir níveis de qualidade e atender a essas metas de qualidade sem desperdício.
Há retrabalho em meu processo? Como posso eliminar o desperdício para aumentar a eficiência? Meus padrões de qualidade estão corretamente estabelecidos?
3. Conformidade do processo:
Os problemas de conformidade estão aumentando. Esta é um grande sinal vermelhao para um processo com algum tipo de problema. Não existem apenas implicações legais para a conformidade do processo, mas também padrões internos que poderão estar sendo violados.
Não estamos em conformidade com as regras internas, externas ou ambas? Quais são os riscos de não conformidade? Como a não conformidade pode afetar a qualidade da saída
Monitore os PPIs regularmente para localizar sinais de falha do processo já no início do problema. A detecção precoce tornará a falha do processo mais fácil de corrigir e interromperá que recursos valiosos para sua empresas sejam consumidos com mais rapidez.
Adaptado por BP Business Performance
Texto original em: https://londonlovesbusiness.com/why-ppis-are-the-new-kpis-and-three-signs-processes-might-tank/
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