Utilização de ferramentas de Process Mining para o mapeamento e análise dos processos de trabalho da Marinha Brasileira,
Fonte da Imagem: Internet
Objetivos do Estudo
Os benefícios decorrentes da aplicação da metodologia para o diagnóstico dos processos de trabalho da Marinha Brasileira justifica o presente estudo, sobretudo por se tratar de um órgão público, cuja utilização ótima dos recursos é constantemente exigida.
As abordagens e ferramentas convencionais de Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management) são, na maioria das vezes, pouco orientadas aos dados. Por outro lado, a Mineração de Dados (Data Mining), a Inteligência de Negócios (Business Intelligence) e o Aprendizado de Máquina (Machine Learning) concentram-se nos dados sem considerar os modelos de processo. Os estudos conduzidos pelo Dr. Prof. Van Aalst indicam que o Process Mining (Mineração de Processos) preenche a lacuna existente entre a análise de processos tradicional,baseada em modelo, e as técnicas de análise centradas em dados.
O objetivo geral deste trabalho foi demonstrar a viabilidade da utilização de ferramentas de Process Mining para o mapeamento e análise dos processos de trabalho da Marinha Brasileira, tendo, como objetivos específicos, a identificação de mapas reais, gargalos e desvios no processo orçamentário da Força. Além disso, busca-se a previsão de problemas, com base em registros digitais extraídos do novo Sistema de Acompanhamento do Plano Diretor (SIP LAD2). Ao final, a intenção é servir como modelo para futuras aplicações da metodologia aos demais macro-processos da Força.
O Caso utilizou softwares de Process Mining - entre eles o Fluxicon Disco - para o mapeamento e análise do processo orçamentário na Marinha Brasileira, mais especificamente no trâmite para aprovação de Alterações de Crédito (ALTCRED). A extração dos logs das ALTCRED do SIPLAD2 foi condição sine qua non para a operacionalização da mineração, após a qual foi possível confrontar os processos mapeados (mapa oficial) com o que realmente acontece (mapa real) no curso deste subprocesso realizado no sistema
Resultados
A amostra utilizada, compreendida entre 11 de janeiro de 2016 a 5 de setembro de 2019, possuía 111.769 ALTCRED e para fins de cálculo do tempo médio de tramitação foi identificado um tempo médio de 32 horas.
Figura 1 - Estatísticas fornecidas pelo Fluxicon DISCO
Se dois casos seguem exatamente o mesmo caminho (ordem cronológica de atividades), eles pertencem à mesma variante. Os resultados do software Fluxicon Disco apontaram que as ALTCRED percorreram, no horizonte de análise, 1.489 caminhos diferentes no sistema sendo que a variante mais comum (variante nº 1), que representa uma tramitação iniciada na OM e finalizada na Divisão de Processamento da DGOM (DGOM-20), sem quaisquer desvios, possui 21.337 ALTCRED ou apenas 18,21% da população.
Todavia, o diagnóstico principal não englobou apenas variáveis quantitativas. Afinal, seria possível descobrir como os processos realmente são executados? Neste estudo do trâmite para aprovação das ALTCRED, o Fluxicon Disco foi o software utilizado para responder a essa pergunta.
Ao gerar um fluxograma automático a partir da base de dados coletada, o Fluxicon Disco apresentou uma espécie de radiografia do processo, permitindo a descoberta do mapa real, diferente daquele documentado ou descrito pelas pessoas
Figura 2 - Mapa do processo REAL gerado pelo Fluxicon Disco
Cabe mencionar que a mineração também possibilita a identificação do principal passo processual e das áreas que tramitam ou recebem a maior quantidade de ALTCRED. Outra questão que pertenceu aos objetivos específicos deste trabalho, é aquela que se refere aos gargalos ou áreas sobrecarregadas. No Fluxicon Disco, o mapa processual dinâmico, animação que traz vida ao processo e torna transparente a existência de possíveis áreas sobrecarregadas, foi a funcionalidade utilizada para se chegar aos resultados.
Na Figura 3 a seguir, cada ponto amarelo da repetição dinâmica representa uma ALTCRED que está tramitando no mapa em sua velocidade real, baseada nos registros de data e hora do conjunto de dados importados. Sendo assim, constata-se que a DGOM-20 é a área mais sobrecarregada do processo, o que faz certo sentido, uma vez que é a Divisão que analisa o mérito e processa as ALTCRED.
Figura 3 - Fotografia do processo de simulação do Fluxicon Disco apresentando os gargalos de processamento.
Na Figura 4, o eixo y demonstra a quantidade de observações (ALTCRED), ao passo que o eixo x representa o horizonte temporal da pesquisa. Os picos de demanda nas primeiras quinzenas de novembro podem indicar que a definição generalista de Oliveira (2009) pode servir para a MB. Esse tipo de gráfico pode vir a ser útil para subsidiar tecnicamente diversas decisões gerenciais, tais como, alocação interna da força de trabalho na DGOM e montagem do cronograma de procedimentos para encerramento do exercício financeiro pela Diretoria de Finanças da Marinha.
Figura 4 - Sazonalidade das operações do sistema
Conclusões
Os benefícios decorrentes da aplicação da metodologia para o diagnóstico dos processos de trabalho da Marinha Brasileira justificaram o presente estudo, o qual teve como objetivo geral demonstrar a viabilidade da utilização de ferramentas de Process Mining para o mapeamento e análise dos macro-processos da Marinha Brasileira.
No que se refere aos objetivos específicos, empenhou-se na identificação de mapas reais, gargalos e desvios no processo orçamentário da Força, além da busca pela previsão de problemas, com base nos registros digitais extraídos do SIPLAD2.
Ao longo do estudo, que utilizou dois softwares para análise do trâmite das ALTCRED na Marinha Brasileira, foi possível comprovar que há viabilidade de implementação das técnicas de Process Mining nas mais diversas áreas de conhecimento da Força, tais como, Planejamento Orçamentário, Plano Diretor, Auditoria, Administração e Gestão do Conhecimento.
Neste Case, foi possível comparar a atual metodologia de mapeamento e análise de processos utilizada na Marinha Brasileira com modernas técnicas de mineração. Conclui-se, porém, que o estudo é incipiente e não pretende esgotar o assunto em lide, mas tem a intenção de contribuir para o debate da futura gestão orçamentária e da ciência de dados aplicada ao orçamento público.
Por fim, sugere-se a aplicação de metodologia similar à constante neste artigo em pesquisas futuras sobre o tema, para que, assim, seja cumprido o objetivo de servir como modelo para aplicações nos macro-processos da Força e dos demais órgãos públicos.
Adaptado por BP Consultores
Autores:
Henrique Pais da Costa - henriquepais@globo.com
Capitão-Tenente do Quadro Complementar de Intendentes da Marinha do Brasil, lotado
atualmente na Diretoria de Gestão Orçamentária da Marinha. Rio de Janeiro, Brasil.
2. Thiago Sales Rodrigues - thiagosalles.r@gmail.com
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