A digitalização é frequentemente interpretada como a automação de processos de negócios, mas ter um foco tão restrito pode acabar em lágrimas
O mercado de tecnologias de automação está crescendo a taxas de dois dígitos, acelerado pela facilidade de seu uso. Isso acaba por direcionar algumas ações de automação para uma visão departamental, ao invés de se tornar um projeto organizacional. Isto pode levar a criação de soluções que não atendam aos requisitos necessários para o sucesso destes projetos.
Há cinco coisas que podem dar errado nessa abordagem:
Você pode automatizar processos abaixo do ideal;
A automação seletiva de atividades individuais por aplicativos especializados - sem conhecer o contexto geral - leva a ilhas de automação. Isso vai contra a ideia de processos de ponta a ponta;
Os processos se estendem além dos limites da empresa e, sem entender a cooperação com seus fornecedores e distribuidores, existe o risco de quebras de processos e gerenciamento inadequado das cadeias de suprimentos;
Você pode desconsiderar ou não identificar requisitos regulatórios que determinam cada vez mais os requisitos para a execução adequada de um determinado processo;
O desenvolvimento descentralizado de aplicativos pode levar muito rapidamente a um emaranhado de tecnologias, resultando em altos custos de acompanhamento e de gestão.
Automação do processo
A automação de processos é representada por uma variedade de tecnologias diferentes: plataformas low-code/no-code, sistemas de fluxo de trabalho, processamento inteligente de documentos (IDP), automação robótica de processos (RPA), plataformas de integração, chatbots.
A inteligência artificial tem um papel cada vez maior a desempenhar em todas essas tecnologias. A combinação de todas essas tecnologias é frequentemente chamada de hiperautomação.
Sem entender os objetivos gerais, desempenho e requisitos de conformidade de risco, a automação de processos é como dirigir um carro de Fórmula 1 sem volante. Um alinhamento claro nos objetivos do processo e a integração em um ciclo de otimização são cruciais para o sucesso.
10 etapas para garantir que esses aspectos sejam considerados:
Descreva o seu modelo de negócio de forma que defina o posicionamento no mercado e os objetivos associados aos processos centrais, ou seja, quais processos focam na eficiência e no controle de custos? Quais processos são cruciais para a diferenciação dos concorrentes? O que significa a diferenciação no processo em termos concretos? Por exemplo, alta confiabilidade de entrega, alta qualidade do produto, tempos de processamento rápidos, etc?
Use Um repositório para listar os processos principais em um alto nível de agregação. Para esses processos centrais, descreva os objetivos associados e os regulamentos a serem seguidos.
Documente também sua rede de parceiros e os processos além dos limites da empresa. Muitos requisitos regulatórios (para citar alguns como respeito aos direitos humanos e o meio ambiente) não param nas fronteiras da empresa, mas consideram toda a cadeia de valor global.
Especificar os requisitos de desempenho dos processos por meio de metas e métricas concretas; especificar os requisitos de conformidade dos processos por meio de controles correspondentes nos processos.
Use as descrições e especificações do processo como base obrigatória para todos os projetos de automação e desenvolvimento.
Acompanhe os processos e aplicativos automatizados introduzindo um gerenciamento central de portfólio que se torna parte do repositório corporativo.
Estabelecer um sistema de monitoramento para os processos importantes (usando tecnologias de Process Mining e de Task Mining para monitorar continuamente as metas de desempenho e iniciar contramedidas em caso de problemas.
Use este sistema de monitoramento para identificar e neutralizar desvios dos requisitos de conformidade.
Dê a todos os departamentos de negócios relevantes acesso ao conteúdo do repositório e às análises de processos; os donos dos processos são responsáveis pelos ajustes nos processos e aplicações.
Compreender esses componentes para documentação, automação e monitoramento como um sistema vivo, ou seja, reconhecer padrões relevantes na execução de processos reais e adaptar permanentemente os requisitos às demandas dos clientes e às mudanças nas situações de mercado.
Essa abordagem visa evitar ilhas de automação. Em vez disso, um repositório corporativo é usado para coordenar projetos de automação para garantir que todos os projetos contribuam para os objetivos corporativos comuns.
Ele também fornece uma resposta para a pergunta frequente de começar com modelagem, automação ou mineração. As diferentes abordagens e técnicas se complementam, e o valor real vem de uma abordagem integrativa.
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