Como revisar e aprimorar processos com Process Mining e impulsionar novos níveis de visibilidade e eficiência operacional.
Há muito burburinho no mundo dos negócios sobre mineração. Isso não significa o antigo processo de coleta de materiais preciosos do solo, mas a tendência mais recente de usar ferramentas digitais inteligentes para extrair dados preciosos do seu negócio.
O Process Mining existe há mais de uma década, mas realmente ganhou destaque nos últimos anos. Na sua forma mais simples, o Process Mining é para o seu negócio o que um raio-x é para a sua saúde, é uma ferramenta para ver abaixo da superfície e analisar como tudo está funcionando.
O Process Mining captura dados de sistemas de TI corporativos para criar uma imagem de como os processos estão sendo executados e avaliar quais etapas estão sendo executadas, onde, como e com que eficiência. É uma abordagem automatizada para mapeamento de processos - descoberta real de como estão funcionando - que utiliza seus sistemas de negócios existentes para fornecer dados sólidos para responder a essas perguntas.
Assim, o que você precisa fazer com essa “descoberta” da situação real de como um processo “está funcionando” é envolver e atuar com as equipes e agentes de melhoria de negócios para implementar quais devem ser os processos adequados a atuação da empresa.
Como você utiliza os dados “minerados” para criar um processo mais adequado à realidade e eficaz? Por que os funcionários pulam uma determinada etapa ou concluem etapas fora de ordem? Que experiência de linha de frente não está sendo capturada pelos dados e qual compreensão operacional está faltando no chão de fábrica? Conciliar os dados coletados e o resultado desejado é uma tarefa humana que requer comunicação, colaboração e iteração.
As 3 etapas importantes para o Process Mining possa gerar resultados relevantes para sua empresa
1. Comunicação:
Assim que a ferramenta de Process Mining estiver em execução, a imagem REAL de seus processos e procedimentos ficará mais clara. Essas informações só são úteis quando são utilizadas, portanto, reúna os dados e torne-os acessíveis.
Mapeie o processo 'real', com suas ineficiências e rupturas e, a partir dos resultados da utilização das soluções oferecidas pela solução de Process Mining compartilhe-as com suas equipes. Use uma ferramenta de Process Mining eficaz que permita examinar os mapas e realmente detalhar as atividades. Torne-o visual, fácil de acessar e navegar e adicione tantas notas e observações necessárias para esclarecer de onde as análises e resultados foram extraídos.
2. Colaboração:
Depois de esclarecer o processo com base nos dados, dê à sua equipe uma maneira de fornecer feedback. Envolver suas equipes dá a elas a chance de revisar o que os dados mostraram e elaborar o porquê e como da execução do processo. Isso lhe dará uma visão ampla sobre o que realmente acontece na empresa, fornecendo informações sobre o que os dados dizem e uma imagem mais clara das interações, desde sistemas e ferramentas disponíveis até treinamento, hábitos e conhecimento do negócio.
Uma solução de Process Mining enseja insights e análises, “convidando” e permitindo que os usuários do processo sugiram como os vários gargalos, falhas ou ineficiências podem ser resolvidos. Dê voz a quem melhor conhece o processo e compare suas ideias com os dados que você acumulou para obter os melhores resultados.
3. Iteração:
Com os processos esclarecidos e examinados pelos stakeholders, é hora de colocar em prática o que você aprendeu. Trate as informações fornecidas pela solução de Process Mining, bem como o feedback das equipes e comece a ajustar as tarefas, ações e atividades em seus processos.
O Process Mining destacará os pontos problemáticos mais importantes e eles devem ser os principais candidatos a melhorias. Identifique as melhores soluções e comece a colocá-las em prática, atualizando práticas, alterando sequências e melhorando os sistemas para reduzir os gargalos no processo geral.
Em seguida, reexamine o que você tem. É aqui que o Process Mining pode economizar tempo e esforço consideráveis, produzindo dados comparáveis e verificáveis que informam objetivamente a diferença que suas melhorias nos processos fizeram.
Essa ferramenta pode validar decisões de automação e fornecer dados de ROI para suas iniciativas e demandas. É provável que você não acerte na primeira vez, então use os novos dados para gerar novas ideias, métricas mais granulares e outras opções para aumentar a eficiência e eficácia.
Conclusão:
Mantenha as pessoas no ciclo do processo
O Process Mining é uma tecnologia que vem se tornando acessível, poderosas e versátil. No entanto, ainda levará um tempo até que possa competir com a amplitude de compreensão e percepção que um operador humano traz para os dados. É por isso que é vital que você equilibre seu investimento tecnológico com pessoas bem treinadas e que sejam apaixonadas por seus processos.
Quando você investe em ferramentas como essa, certifique-se de que ela seja apoiada por pessoas que possam utilizar os dados que produzem e realizar mudanças reais a partir deles por meio de ótima comunicação, colaboração efetiva e compromisso com a melhoria contínua.
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